Структура организации, функции, задачи и роль секретаря в ее структуре

Главный бухгалтер контролирует следующие отделы:

− Отдел по планированию бюджетных средств выполняет следующее.

− Отдел по начислению заработной платы выполняет следующее.

− Отдел по учету материальных ценностей.

− Отдел по учету содержания детей в детских дошкольных учреждениях выполняет следующее.

− Отдел финансирования и учета бюджетных средств выполняет следующее.

В МКУ «ЦБ и МТО МОУ Орджоникидзевского района» организация, формы и способы ведения бухгалтерского учета установлены на основании действующих нормативных документов, а именно Устава и Положением об учетной политике.

Учреждения и организации, находящиеся в ведении МУ «ЦБ и МТО МОУ Орджоникидзевского района» осуществляют учет исполнения смет доходов и расходов по бюджету и внебюджетным средствам в централизованном порядке в соответствии с Положением об учетной политике. Бухгалтерский учет исполнения смет ведется на едином балансе по плану счетов, предусмотренном Положением.

Ответственность за организацию бухгалтерского учета, соблюдение законодательства при выполнении финансово-хозяйственных операций и хранение бухгалтерской документации возлагается на директора.

При централизации учета за руководителями остаются права получателей в пределах ассигнований, предусмотренных сметой.

Применяются унифицированные формы первичных документов. Предоставление этих документов регламентируется графиком документооборота, который организуют главный бухгалтер и начальники отделов.

Секретарь подчиняется директору Учреждения и относится к категории технических исполнителей. Основные функции секретаря в Учреждении:

− Осуществление работы по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия.

− Ведение делопроизводства.

− Организация приема посетителей.

Для выполнения возложенных на него функций секретарь обязан:

· Осуществлять работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности директора Учреждения.

· Принимать поступающую на рассмотрение директора Учреждения корреспонденцию, передавать ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

· Вести делопроизводство, выполнять различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

· Принимать документы и личные заявления на подпись директора Учреждения.

· Готовить документы и материалы, необходимые для директора Учреждения.

· Следить за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверять правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых директору Учреждения на подпись, обеспечивать качественное их редактирование.

· Организовывать проведение телефонных переговоров директора Учреждения, записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения ее содержание, передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводить до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

· По поручению директора Учреждения составлять письма, запросы, другие документы, готовить ответы авторам писем.

· Выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых директором Учреждения (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), вести и оформлять протоколы заседаний и совещаний.

· Осуществлять контроль за исполнением работниками Учреждения изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений Директора Учреждения, взятых на контроль.

· Вести контрольно-регистрационную картотеку.

· Обеспечивать рабочее место директора Учреждения необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создавать условия, способствующие его эффективной работе.