Требования к управлению документацией

Актуализация

Целью этой деятельности является предотвращение использования утративших силу или устаревших документов. В связи с этим особое внимание уделяется своевременному обновлению документов, т. е. внесению в них изменений и дополнений. Основными факторами, определяющими необходимость внесения в документ изменений и дополнений, могут быть:

изменения в политике организации в области качества;

изменения условий выполнения регламентированной документом работы;

изменения требований к выполнению работы;

истечение срока действия одного или нескольких документов, с которым связано выполнение работы;

результаты внутреннего или внешнего аудита системы качества;

решение руководства организации;

обоснованные предложения руководителей отделов, специалистов и исполнителей.

Изменения и дополнения в документ вносит отдел-разработчик документа. Для удобства внесение изменений и дополнений проводится путем замены соответствующих листов документа. Целесообразно документ, в который внесены изменение или дополнение, как-либо выделять, например, с помощью определенных цветовых, графических или буквенных знаков. Допустим, на документ наклеивается красный ярлык, наличие которого свидетельствует о том, что это - измененный документ и, следовательно, каждый его пользователь обязан с ним ознакомиться. После ознакомления с документом всех его пользователей ярлык снимается и с подписью снявшего его исполнителя отсылается в службу, которая контролирует поступление этого ярлыка.

Лист регистрации изменений и дополнений включается в состав каждого документа.

Для определения актуальности содержания документов системы качества и необходимости внесения в них соответствующих изменений проводится ежегодная редакция, что подтверждается отметкой на титульном листе документа каждого учтенного экземпляра. Ответственность за редакцию несет отдел, отвечающий за разработку и актуализацию документа.

При необходимости внесения в документ существенных, имеющих принципиальный характер, изменений производится его пересмотр, результатом которого является полное обновление документа и новое его издание. Основанием для пересмотра может служить включение по результатам редакции предложения и замечания по результатам внутреннего аудита, предложения отделов организации. При пересмотре отменяется действующий документ, а в новом указывается, какой документ он заменяет. Новому документу присваивается старый код с заменой двух последних цифр года утверждения. Ответственность за пересмотр документа несет отдел, отвечающий за его разработку и обновление.

Для поддержания документов в рабочем состоянии проводится специальная проверка, по результатам которой оценивается состояние документа и составляется заявка на его замену с указанием причин негодности и отсутствия необходимого количества экземпляров. Вся действующая документация имеет гриф "Учтенный экземпляр". В случае, если документ имеет ограничение по сроку действия, на его титульном листе или на первой странице указывается срок. Использование просроченных документов не допускается. Документы, пришедшие в негодность, изымаются из обращения и уничтожаются. Негодными признаются документы, которыми невозможно пользоваться: загрязненные, порванные, неполные из-за утери отдельных листов. Ответственность за поддержание документов в рабочем состоянии несут его пользователи.

Отмена (аннулирование) документов производится:

при пересмотре документа;

при выявлении необходимости соединения нескольких действующих документов в один или разделения одного документа на несколько с целью боле полной детализации установленных требований;

при существенных изменениях организационной структуры, технологии производства и т.п.;