Прохождение и исполнение документов разных документопотоков по подразделениям предприятия

документация международный стандарт социальный

Рассмотрим этапы обработки входящих документов на примере входящего письма адресованного начальнику отдела:

После вскрытия конверта начальник отделения производит предварительное рассмотрение письма, на основании которого он принимает решение направить документ руководителю. (Конверты с пометкой "лично" не вскрываются).

Начальник отделения по работе с предприятиями и учреждениями регистрирует письмо в журнале регистрации входящих документов (приложение 1). Письмо получает входящий номер. При регистрации также фиксируется дата его поступления в организацию.

Начальник отделения передает письмо начальнику ОСЗН.

Начальник ОСЗН рассматривает документ и с резолюцией, отражающей его решение направляет исполнителю через начальника отделения.

Исполнитель, работая с документом, готовит ответ, который направляет руководителю на подпись (вместе с сопроводительными материалами, которые использовались при подготовке ответа).

Начальник отделения (при необходимости) осуществляет контроль за исполнением документа.

Начальник отделения получает от исполнителя инициативное письмо и помещает его в соответствующее дело для дальнейшего хранения и использования, а ответ направляет адресату.

Этапы обработки внутренних документов зависят от их вида. Рассмотрим этапы обработки приказа по основной деятельности:

. Внутренние распорядительные документы (приказы, распоряжения) составляются и оформляются начальником отдела ОСЗН.

. Приказы утверждаются.

. Затем внутренние документы регистрируются, размножаются начальником и направляются в структурные подразделения для исполнения.

Этапы обработки исходящих документов:

. Исходящий документ готовится исполнителем в подразделении (составляется и согласовывается проект документа). Оформляется исполнителем, а начальник проверяет правильность оформления.

. Оформленный документ подписывается начальником ОСЗН.

. После подписания документ регистрируется в журнале регистрации исходящих документов (приложение 2) начальником отделения по работе с предприятиями и учреждениями.

. Зарегистрированный документ отправляется адресату. Отправка должна быть произведена в день поступления документа вотдел по работе с предприятиями и учреждениями.

. Копия документа подшивается в дело.