Рекомендации по совершенствованию управления ГРК Русский Дворик

Исходя из предложенной рекомендации по изменению организационной структуры, можно рекомендовать мероприятия, которые помогут решить некоторые проблемы, существующие в ГРК ”Русский Дворик”, а также описать процесс управления с введением новой должности.

Заместитель управляющего будет находиться в подчинении управляющего и исполнять его функции контроля гостинично - ресторанным комплексом “Русский Дворик”, а именно осуществлять контроль через начальников подразделений.

Распоряжения будут отдаваться в устном или письменном виде (в зависимости от сложности), а также от загруженности управляющего на данный момент.

Для усиления и упрощения контроля, а также налаживания горизонтальных связей необходимо ввести ряд мероприятий:

проведение собраний перед заступлением новой смены, сначала заместителя управляющего с руководителями служб для того, чтобы раздать задания на текущую смену, а затем начальников служб с работниками с той же целью и, кроме того, для выявления нарушений и проблем, появившихся за прошедшую смену. Задачи должны даваться конкретно, с установлением сроков исполнения и быть понятными сотрудникам. Если объем работ большой, то необходима письменная копия заданий под росписью руководителя службы во избежание неисполнения. Распределение работ и распоряжения начальников служб должны фиксироваться, передаваться в письменном виде самими начальниками подчиненным для усиления контроля. При постановке задач начальникам необходимо досконально планировать время, ресурсы, во избежание постановки непосильных задач, согласуя план с заместителем управляющего;

для документальной фиксации необходимо завести журнал передачи смены (по одному на каждое подразделение), куда будут вноситься время сдачи смены одним работником и заступления на нее другим. Также туда необходимо заносить все инциденты, произошедшие за предыдущую смену (Приложение Б).

руководителям подразделений ГРК следует наладить обмен информацией с подчиненными в виде опросов или письменных докладов. Это позволит выявить текущие проблемы на разных уровнях организационной структуры.

Рассмотрим процесс управления ГРК при введении предложенных изменений.

Функция заместителя управляющего заключается в обеспечении высокого уровня обслуживания и содержания помещений в соответствии с категорией гостиницы по всем отделам, на которые распространяются полномочия, а именно: инженерная служба, служба охраны, хозяйственная служба, служба горничных, служба приема и размещения.

В начале дня заместитель управляющего отчитывается перед управляющим о проделанной работе, а также получает распоряжения на текущую смену.

Далее проводится планерка, на которой начальники служб гостиницы отчитываются перед заместителем управляющего о произошедших за сутки инцидентах, руководствуясь журналами передачи смен:

директор трактира отчитывается о текущем положении, о работе персонала. Также он подает заявки на приобретение продуктов, порче и соответственно замене имущества, состоянии подготовки к мероприятиям, если таковые имеются (банкеты и т.п.);

старший администратор службы приема и размещения сообщает о загруженности номеров, работе горничных, возникших проблемах с имуществом (порча, кража и т.п.), клиентами;

администратор хозяйственной службы отчитывается о техническом состоянии гостиницы, текущих проблемах, таких как, нехватка инвентаря, расходных материалов, состоянию подготовке мероприятий, если таковые имеются (сезонных, например Масленицы или Нового Года);

начальник охраны сообщает об инцидентах, произошедших в гостинице, проблемах персонала службы;

главный инженер подает отчеты о проделанной работе, возникающих проблемах, нехватке материалов и инструмента.

Затем по итогам проведенного собрания они получают распоряжения от управляющего на текущую смену в виде устных или письменных приказов.

Проведение собраний поспособствует установлению горизонтальных связей и устранению двоевластия, так как начальники служб будут знать о проблемах в других подразделениях и задачах, возложенных на них и их коллег.