Сущность организационной деятельности и ее место в системе управления

Распределение полномочий представляет собой вторую составляющую организационной деятельности. Распределение полномочий связано с термином «структуризация» и представляет собой группирование задач управления в соответствии с определенной логикой. Структуризация задач управления является основанием для создания должности в структуре аппарата управления. Должность определяет статус менеджера в иерархии управления. Распределение полномочий представляет собой группирование обязанностей, ответственности и прав, выделение на их основе должности, которую будет занимать менеджер или другой специалист, обладающий соответствующими знаниями и умениями.

Обычно структуризация полномочий происходит по таким признакам:

ü функциональный;

ü продуктовый;

ü потребительский;

ü региональный.

Структуризация полномочий в соответствии с указанными признаками осуществляется в рамках структуры аппарата управления.

Структуризация задач управления по указанным признакам называется департаментализацией. Такая структуризация имеет место в организационной структуре управления. Департаментализация означает структуризацию задач управления (не полномочий) в пределах определенной функциональной области деятельности организации и выделение специализированных департаментов, т. е. служб, отделов групп.

Делегирование полномочий. Этот процесс представляет третью составляющую организационной деятельности. Почему в структуре аппарата управления, кроме распределения полномочий, существует их делегирование? Все дело в том, что руководителю высшего уровня приходится решать задачи повышенной сложности, связанные с деятельностью внутри организации, а также и с воздействием на организацию внешней среды. Охватить одному человеку множество разнообразных направлений просто невозможно. Кроме сложных задач, руководитель решает и задачи рутинного характера, но принадлежащие его должности. Для того, чтобы освободить себя от второстепенных обязанностей, руководитель передает подчиненным часть своих полномочий, которые закреплены именно за его должностью. Процесс передачи полномочий от руководителя к одному или нескольким подчиненным называется делегированием. Полномочия делегируются должности, а не менеджеру, который занимает ее в данный момент. Особенностью делегирования полномочия является то, что передаче подлежат только обязанности и права, ответственность не делегируется. Руководитель продолжает нести ответственность за свои полномочия, несмотря на сам факт их делегирования подчиненным.

Координация. Процесс координации представляет собой четвертую составляющую организационной деятельности.

Координация

- это процесс организации совместной деятельности менеджеров, занимающих разные должности.

Необходимость координации определяется тем, что значительная часть работ имеет комплексный характер и выполняется совместной деятельностью группы менеджеров. В таких группах необходимо распределять работы между менеджерами и координировать (увязывать) их действия.

Координационная деятельность необходима также при выполнении процессов, в которых принимают участие группы менеджеров, принадлежащих к разным функциональным областям деятельности. Например, в процессе разработки плана запуска продукции в производство необходимо координировать деятельность производственников, маркетологов, снабженцев, финансистов и других специалистов. Существует три главные формы координации: прямая, последовательная и обратная. Прямая форма существует на самом нижнем уровне структуры аппарата управления. Группы менеджеров нижнего уровня взаимодействуют слабо, поскольку их деятельность скоординирована на стадии распределения полномочий. В последовательной форме результат работы группы менеджеров одной функциональной области является входной информацией для менеджеров, принадлежащих другой функциональной области в последовательном порядке. При этом результат работы последующей группы менеджеров не влияет на деятельность предыдущей группы. Обратная форма возникает тогда, когда деятельность между разными группами осуществляется в обоих направлениях.