Оптимизация распределения функций, полномочий и ответственности

С точки зрения психологии под ответственностью понимается определенный уровень негативных последствий для субъекта в случае нарушения им установленных требований. По характеру санкций за совершаемые действия выделяют следующие виды ответственности: юридическую, материальную, моральную, политическую и др.

Полномочие - официально предоставленное кому-нибудь право какой-либо деятельности, ведения дел.

При неправильном распределении функций, полномочий и ответственности возникает ряд проблем, которые ведут к финансовым потерям. К таким потерям можно отнести:

· нечеткость и запутанность функций и задач;

· рассогласованность обязанностей, прав, ответственности;

· предпочтительна ориентация на текущую оперативную работу при игнорировании функции перспективного направления работ;

· отсутствие механизма контроля возложенных функций и обязанностей (не установлены контрольные точки);

· слабо формализованы управленческие взаимодействия по горизонтали;

· увеличение времени обучения новых сотрудников из-за того, что функции плохо описаны и не детализированы.

На предприятии задачи и функции менеджера по оптовым продажам сформулированы неясно и нечетко. В результате чего возникли проблемы с оперативным обслуживанием клиентов, не было организовано должным образом продвижение продукции на каждом участке. В результате чего финансовые потери составили 28 млн. бел. руб.

Помимо того была допущена рассогласованность обязанностей, прав и ответственности, в результате чего необходимая документация была завизирована неверно, план продаж не был выполнен согласно составленному плану. Предприятие не уложилось в сроки, результатом чего стали убытки в 16,2 млн. бел. руб.

При оформлении товаров и сборке документов к ним был допущен ряд ошибок и неточностей, были проигнорированы функции перспективного направления работ, так как все силы были сосредоточены на текущей оперативной работе. Потери составили 17,2 млн. бел. руб.

Должным образом не было проконтролировано своевременное погашение дебиторской задолженности клиентов, график инкассации и исполнение трудового договора сотрудниками предприятия. Необходимо наладить механизм контроля возложенных функций и обязанностей. Потери составили 12,3 млн. бел. руб.

На предприятии были слабо формализованы управленческие взаимодействия между менеджерами и бухгалтерским отделом, результатом чего стали ошибки с ассортиментом товара, количеством, сроками реализации и действующими ценами на свободный к продаже товар. Сумма убытков оценивается в 28,1 млн. бел. руб.

В связи с тем, что на предприятие были приняты новые сотрудники, необходимо было провести их обучение. Функции руководителя за данным мероприятием не были детально описаны, что привело к недостаточному обучению новых специалистов, невысокому уровню квалификации, ошибкам, как в бухгалтерской, так и в производственной сфере. Убытки предприятия составили 25,3 млн. бел. руб.

В связи с большими финансовыми потерями руководством предприятия было принято решение внести изменения в должностные инструкции сотрудников.

Должностная инструкция менеджера по оптовым продажам.

. Общие положения.

.1. Менеджер по оптовым продажам (д алее менеджер по продажам) относится к категории специалистов, принимаемых и увольняемых Генеральным директором по служебной записке Руководителя Торгового отдела.

.2. Основной задачей менеджера по продажам является продвижение (продажа) продукции, заявленной в действующих прайс-листах (прейскурантах) фирмы.

.3.Менеджер по продажам непосредственно подчиняется Руководителю Торгового отдела.

.4. Менеджеру по продажам непосредственно подчиняются торговые представители.

.5. В своей деятельности менеджер по продажам руководствуется:

.5.1. Действующим Законодательством РБ;

.5.2. Уставом фирмы;

.5.3. Приказами, внутренними нормативными документами и устными распоряжениями Руководства фирмы;

.5.4. Правилами финансовой дисциплины;

.5.5. Методическими материалами по специальности;

.6. На должность менеджера по продажам назначается лицо с высшим или средним специальным образованием. Для лиц со средним специальным образованием необходим опыт работы по данной специальности не менее одного года.