Анализ ресурсной базы организации

Данная система используется как организацией в целом, так и отдельными структурными подразделениями для регистрации своих документов. Установлены базы данных «Документы» для каждого подразделения. Справочниками они могут пользоваться общими. А документы хранить внутри системы (по желанию).

Система включает в себя четыре основные Базы Данных:

. База Данных документов - основная рабочая база при работе с документами. В ней происходит регистрация документов и вся работа с зарегистрированными документами: создание резолюций, поручений, контроль, получение статистических данных.

. База Данных Настройка - объединяет все базы системы в одну структуру. В ней должны быть выполнены настройки баз. Так же Общий справочник сотрудников организации и все иcпользуемые шаблоны в системе.

. База Данных Справочников - хранилище нормативно-справочной информации, необходимой для работы системы, например справочник корреспондентов и т.д.

. База Данных Хранилища Документов, в которой содержатся документы в виде файлов вложений, ссылки на которые содержатся в Базе Данных документов. Весь просмотр документов осуществляется только программным путем из основной базы.

. База Данных Электронного Архива, предназначена для хранения зарегистрированных КРК форм, резолюций и поручений.

. База Данных Электронного Архива Хранилища документов, предназначена для хранения документов в виде файлов вложений, ссылки на которые содержатся в Базе Данных Электронного Архива документов. Весь просмотр документов осуществляется только программным путем из базы Архива.

Система обеспечивает автоматизацию следующих видов деятельности в структурных подразделениях организации:

ü Прием, обработка и распределение поступающей корреспонденции как внешней, так и внутренней

ü Рассылка исходящей корреспонденции

ü Контроль исполнения документов

ü Регистрация организационно-распорядительных документов организации

ü Ведение архивов различных видов документов

ü Контроль исполнительской дисциплины

ü Формирования различных справок и реестров

ü Согласование, визирование документов организации

ü Поиск документов

ü Ознакомление с документами

ü Работа с обращениями граждан

ü Создание и хранение планов и отчетов организации и приложений к ним

ü Ведение справочников организации

4. Рекламные технологии. Достаточно слабо развиты. Однако можно отметить и одну из форм рекламы Управления Пенсионного фонда - бесплатное предоставление информации, а также консультации и вопросам получения и реализации материнского капитала родильном отделении города Дудинка.

5. Организационно - управленческие ресурсы.

организационная структура. В результате руководителем группы по кадрам мы выяснили, что разработка организационных структур Управления ПФ подготавливается всеми подразделениями Управления на основе:

предложений по повышению эффективности деятельности Управления;

-анализа организационной структуры, выработки и внесения предложений руководству по ее совершенствованию;

участия в составлении штатных расписаний Управления;

составления графика отпусков;

внедрения научной организации труда работников, включая применение компьютерной и другой техники, рационализацию работы с кадровыми документами на основе рекомендаций ОПФР по Красноярскому края;

изучения, анализа, обобщения и распространения положительного опыта других организаций.

- организационные процедуры. Собрания, совещания, выполнение определенных заданий;

управленческая информация, как правило, «спускается сверху», на основе общих методических указаний руководитель Управления ПФ разрабатывает локальные документы, регулирующие управление учреждением;

система планирования, распределения ресурсов.

Планирование и прогнозирование персонала осуществляется Группой по кадрам совместно с руководством Управления ПФ:

систематический анализ кадрового потенциала Управления;

обеспечение отделения квалифицированными специалистами в соответствии с квалификационными требованиями, установленными ПФР и ОПФР по Красноярскому краю;

организация работы в целях обеспечения замещения вакантных должностей в Управлении;

организационное обеспечение проведения аттестации, периодической оценки профессионально важных качеств работников отделения, прохождение работниками испытательного срока при замещении должностей.

Организация работы с резервом руководящих кадров Управления: