Роль, место и функции секретаря руководителя в системе управления и характеристика его рабочего места

Вспомогательная зона. В данной зоне располагаются шкафы для хранения документов, платяные шкафы, сейф. При больших объемах множительных работ устанавливается копировальный аппарат или принтер соответствующей производительности, оснащенные сортировальным устройством, а при необходимости - дуплексом и степлером, также могут располагаться во вспомогательной зоне.

Шкафы, тумбы и стеллажи различных видов неизменно присутствуют даже в самых аскетичных интерьерах. Самое главное требование, предъявляемое к такой мебели - вместительность и наличие необходимого количества ящиков или отделений. Оптимальная высота для шкафа - 180 см. Однако некоторые компании в целях экономии площади предпочитают оборудовать помещения высокими моделями. С точки зрения эргономики это неверно. Человек, изо дня в день, находясь рядом с огромной мебелью, будет испытывать дискомфорт. Кроме того, полноценно использовать все полочки шкафа-небоскреба весьма затруднительно. На самом верху неминуемо будет скапливаться множество ненужных вещей, извлекаемых из шкафа только во время переезда.

Иногда секретарю нужно приготовить чай или кофе для руководителя и посетителей. Для этого неплохо предусмотреть небольшую «мини-кухню», визуально скрытую от мест для посетителей. В кухонной зоне могут располагаться маленький столик, электрический чайник, кофеварка и микроволновая печь, а также небольшой холодильник, шкаф для посуды. Также в кухонной зоне может быть расположен мини-бар для руководителя.

В данной зоне должна быть хорошая вентиляция, чтобы офис не напоминал столовую по силе и количеству ароматов. Если все эти предметы находятся в приемной, следует расположить их так, чтобы шкаф по возможности закрывал собой кухонный уголок.

Поддержание «подсобного хозяйства» в рабочем состоянии является обязанностью секретаря. Именно он вызывает мастера починить холодильник или дверцу шкафа. Также секретарь несет ответственность за подведомственное ему пространство - обеспечивает уют, чистоту, наличие необходимых предметов, вплоть до мыла на умывальнике в уборной. Разумеется, секретарь сам не убирает, но следит за тем, чтобы это было сделано.

Во вспомогательной зоне обязательно должен быть небольшой шкаф с посудой и различными мелочами, которые всегда должны быть в офисе. Обязательно в наличии у каждого секретаря руководителя в специальных шкафах, предназначенных для хранения посуды и других хозяйственных вещей должны быть:

· Чайный и кофейный сервизы или соответствующих видов чашки с блюдцем. Лучше всего и тех и других иметь по дюжине, поскольку посуда имеет обыкновение разбиваться. Чашки должны быть одного вида и с одним и тем же рисунком. Они могут быть фарфоровыми, фаянсовыми, керамическими или из прозрачного стекла.

· Десертные тарелки с тем же рисунком, что и чашки, или с другим, но гармонирующим рисунком. Если секретарю приходится иногда подавать закуски, должны быть и закусочные тарелки, закусочные вилки и ножи. Десертные вилки не обязательны, так как пирожные можно есть и чайными ложками, но ножи для фруктов должны быть.

· Кофейные и чайные ложки.

· Сахарница. При подаче чая, следует всегда подавать сахарницу. Причем сахар обязательно должен быть кусковой.

· Вилочки, лопаточки или щипчики - чтобы гости могли брать с общей тарелки кусочки лимона, колбасы или пирожные. Специальные щипчики должны быть для сахара.