Анализ информационного процесса и коммуникации организации

Нередка ситуация, когда сотрудники имеют лишь смутные представления о специфике деятельности других отделений поэтому хорошо отлаженные процессы внутренней коммуникации способствуют повышению эффективности предприятия. Поэтому совещание проводимые среди руководителей, где подводятся итоги работы отделов приносят хорошие результаты. К таким совещания готовят отчеты о проделанной работе и каждый руководитель докладывает. Таким образом каждый знает что происходит на фирме в целом и в отдельных отделах в частности, усиливая коммуникационные сети. Такие совещания позволяют вести коррекцию курса и довести новые руководства сразу во все отделы. Безусловно, когда заставляют являться на совещания и делать отчеты, данное мероприятие приобретает в скучный процесс. По анализу эффективности коммуникаций сверху вниз, на совещаниях усваивается 41%, что опережает неформальные дискуссии(32%).

В нашей фирме, основным инструментом внутренних коммуникаций является электронные сообщения, которая оперативно информирует сотрудников о событиях, изменениях, нововведениях, происходящих в фирме. Хотя каким бы прекрасным средством ни казалась электронная почта, она остается основным фактором раздражения участников. Объем поступающей почты способен запросто вызвать гнетущее чувство, заставляя постоянно читать новые и новые сообщения и как можно быстрее на них отвечать, в ущерб качестве чтения и письма. Интересно, что быстрота и удобство электронной почты становиться невостребованным, если не можем понять о чем же пытается сообщить отправить, или же не можем добиться понимания своего сообщения. В журнале “Компьютера”, был проведен опрос, как люди оценивают качество отправляемых и принимаемых писем. Так результаты оказались довольно интересными. Оказалось примерно в соотношение 2:1, что другие отсылали им более бестолковые письма, чем они отсылали сами. Из этого следует, что сотрудники при сбое в общении стремятся обвинить в этом других. В связи, с чем было бы полезно ввести практику поощрения за толковые сообщения.

Многие дебаты, проводимые по электронной почте позволяли мне на равных обмениваться сообщениями по электронной почте. Иногда в тих дискуссиях в ответ на чьи-либо слова допускал крепкие словечки. Но в основном старался тщательно формулировать мысли. Иногда от моих аргументов не оставляли камня на камне, иногда их игнорировали. Но бывало, что я попадал в десятку. И когда я получал от своего руководителя похвалу за идею, мне всегда было прияты эти знаки признательности. Довольно часто приходящие сообщения объемны, читать их нет желания. И как программный код, сообщения нужно оптимизировать. Но вместо оптимизации с целью достижения логической эффективности, нужно оптимизировать в плоскости эффективности общения. В отличии от кода сообщение из трех слов может быть бесполезным для получателя. Тут хочется указать пример из жизни Гюго. Когда был издан роман Гюго - «Отверженные», Гюго отправил издательству телеграмму содержащее всего один знак «?», в ответ получил «!». Т.е. очевидно, что взаимоотношения между хорошо знающими людьми более эффективна, чем те кто друг друга не знает. Поэтому сообщения перед отправкой должны быть краткими, простыми и понятными. Необходимо исходить из предположения, что следующее сообщение, которое отправите, будет по некоторым причинам понято несколько иначе, чем в голове отправителя. Если мне что-то не понятно в полученном сообщение довольно часто телефонный разговор позволят прояснить проблему быстрее нежели долгая переписка.

Ориентация руководителя на оба канала как личного общения так и электронных заставляет тщательнее готовиться и письменно регистрировать параметры ситуации, но никоим образом каждый информационный обмен не должен быть электронным, в этом случае потоки сообщений становятся неуправляемыми. Межличностная коммуникация, возможно, является лучшим способом обсуждения и решения вопросов, характеризующихся неопределенностью и двусмысленностью. Тем более 55 % сообщений воспринимается через выражение лица, позы и жесты, а 38 % - через интонацию и модуляции голоса, т.е. через невербальные символы, которые в электронном сообщении просто отсутствуют.