Описание рабочего места секретаря и практические рекомендации для улучшения организации его деятельности

Зона обслуживания посетителей. В кабинете секретаря как таковой данной зоны нет. Для посетителей предусмотрено три деревянных классических с твердым сиденьем стула, один из которых располагается между рабочим столом секретаря и входной дверью в кабинет. Остальные два стула расположены у окон.

Рекомендации: Необходимо организовать минимальную зону для посетителей, в нее могут входить диван, вешалка для верхней одежды посетителей, а также стул у рабочего места секретаря, если посетителю будет необходимо получить консультацию секретаря. Мебель необходимо подобрать качественную и внешне эстетичную, подходящую по дизайну и цвету к оформлению в целом офисного пространства.

Для зоны приема лучше всего использовать качественную натуральную мебель, но для многих компаний это финансово невозможно. В настоящее время эту проблему легко решить, купив мягкую мебель из кожзаменителя. Большой популярностью на рынке пользуется эко кожа терра - это современный высококачественный «сверхдышащий» обивочный материал на натуральной хлопчатобумажной основе. Кожа представлена двух видов: матовая и «перламутр». Усовершенствованное современное полиуретановое покрытие эко кожи гарантирует долговечность, гигиеничность, устойчивость к солнечным лучам, практичность в применении и уходе.

Примерные размеры двухместного дивана 1310х900х820 мм. Стоимость на рынке двухместного дивана изготовленного из эко кожи колеблется от 8500 до 16000 рублей.

Для верхней одежды посетителей стоит поставить в зоне для приема посетителей напольную вешалку для одежды с отделением для зонтов.

На рынке цена такой вешалки примерно от 700 до 950 рублей.

Бывает так, что посетитель приходит не к руководителю, а секретарю для заполнения бумаг, получения какой-либо информации и др. В данном случае необходимо предусмотреть наличие стула у рабочего стола секретаря. На рынке наибольшей популярностью пользуются стулья с мягкими обитыми искусственно кожей сиденьями и спинками, изготовленные из металлического хромированного каркаса. Использование искусственной кожи позволяет подобрать подходящий к интерьеру офиса цвет обивки стула. Лучше всего, чтобы цвет каркаса стула был покрыт черной краской, она меньше дает бликов и не так ярко отражает свет. Примерная цена на рынке таких стульев колеблется от 850 до 1200 рублей.

Вспомогательная зона. Данная зона в кабинете не отделена, все шкафы и приборы расположены вдоль стен, находясь в открытом обзоре. В кабинете секретаря присутствует двухстворчатый платяной шкаф с размерами 83x43x167 см, шкаф для документов со стеклянными дверями с размерами 90x46x147 см. Большая часть документов не вмещается в шкаф и они лежат на шкафу в бессистемном порядке. Для хранения посуды, канцелярских принадлежностей и других офисных мелочей в кабинете расположен низкий двухстворчатый шкаф. Его размеры 90x45x65 см. На данном шкафу расположена микроволновая печь LG MS-1924JL и электрический чайник Philips HD 4677. В углу за шкафами расположен однокамерный холодильник Бирюса.

Рекомендации: Из описания данной зоны, видно, что имеющиеся в кабинете шкафы малы, большое количество документов не вмещается. Исправить данное положение можно приобретя дополнительный широкий шкаф для документов или же несколько узких. Сегодня лидером на рынке являются высокие шкафы, со стеклянными дверцами изготовленные из ламинированной плиты. В данном случае рекомендуется приобрести два шкафа для документов со стеклянными дверцами. Средняя стоимость на рынке одного шкафа для документов находится в пределах от 5300 до 8200 рублей.